DOCUMENTACIÓN COMPRA Y VENTA:
· Orden de compra
Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.
· Factura de crédito
Es un documento que sigue sin aceptación.
Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las pequeñas y medianas empresas de la producción, de la industria y del comercio, causando graves daños no solo a esos segmentos empresarios sino también a las economías regionales.
Es un instrumento de crédito eficaz, ya que al ser conformadas por grandes empresas son fácilmente negociables en las instituciones financieras permitiendo así el acceso al crédito a un sector empresario al que hoy le esta vedado.
· Factura de contado
· Recibo
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación.
· Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.
Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.
· Cheque con talonario.
· Cheque con descripción
· Los Pagares
Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses.
Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.
Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrá pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
· La Cotización
La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo.
Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores.
La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
· Letra de cambio
La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.
La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos.
Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.
· Recibo de compra
Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber hecho una compra o al haber cancelado una deuda.
El recibo de compra es que el especifica la compra realizada.
· Estado de cuenta
Operación que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado.
Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado.
Documento que recibirán periódicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarán los depósitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, así como las comisiones cobradas y los rendimientos obtenidos.
· Nota de crédito
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
DOCUMENTACIÓN PARA EXPORTACIÓN:
Costo de los documentos necesarios para realizar el embarque de exportación.
Incluye:
- licencia de exportación,
- documento de tránsito aduanero internacional (DTA, TIR/TIF),
- documento de importación temporal (Carnet ATA en Europa),
- certificado de origen,
- factura consular,
- carta de porte (documento de transporte), según el tipo de INCOTERMS utilizado. (Concepto de costo que se incluye en Transporte).
1. Factura Comercial (Comercial Invoice)
La factura comercial (commercial invoice), base de la negociación comercial, es preparada por el vendedor y describe en forma clara la transacción, el consignatario y el sistema de pago.
La factura comercial debe ser tan detallada como sea posible y estar claramente redactada, con el fin de que la información sea comprensible hasta con un conocimiento limitado del idioma utilizado.
Este documento se utiliza principalmente para: inspección de la aduana en los puntos de exportación e importación; inspección por el comprador al recibo de la mercancía y pago de la mercancía por el comprador.
A falta de un contrato de compra-venta separado, la factura, aunque no constituye por sí misma un contrato, cobra una especial importancia como confirmación de las condiciones del acuerdo entre las partes.
2. Lista De Empaque ( Packing List)
La lista de empaque (packing list), es una relación detallada de la carga que determina cómo van empacadas las mercancías, el contenido de las diferentes cajas, cartones o barriles, peso y medidas de cada paquete. Este documento es esencial para las autoridades aduaneras y para el transportador por cuanto facilita la identificación del contenido del embarque.
3. Certificado De Origen ( Certificate Of Origen )
El certificado de origen (certificate of origen) es un documento en el cual se registra el origen de la mercancía, según el país de destino. Sirve para aplicar medidas de control comercial y/o arancelario.
4. Documento De Exportación
El registro o licencia de exportación sirve para documentar y certificar ante las autoridades competentes una exportación.
Este documento es emitido por una autoridad de comercio exterior del país originario.
5. Documento De Transporte
Los documentos básicos utilizados en el transporte internacional son:
- marítimo: conocimiento de embarque (B/L),
- aéreo: guía aérea (AWB),
- carretero: carta de porte,
- férreo: carta de porte ferroviaria, y
- multimodal: documento de transporte multimodal (DTM).
Ver información detallada en la ayuda de Transporte
6. Otros Documentos
Son documentos cuya exigencia se deriva de la especial naturaleza de determinadas mercancías. Dentro de estos se mencionan los siguientes:
· Certificado fitosanitario, justifica la aptitud para el consumo humano de los productos que lo requieran.
· Certificado zoosanitario, sirve para confirmar el buen estado de los animales y productos derivados de los mismos.
· Certificado de calidad, en el cual se registran algunas características especiales de los productos, según expreso requerimiento del país importador, o del comprador, para garantizar la calidad.
- Certificado pre-embarque, es un documento emitido por una entidad reconocida la cual ha verificado el cumplimiento de las condiciones del pedido, la cantidad de mercancía y en general las condiciones del contrato de compraventa.
- Documento Instructivo para el manejo del embarque.
Otras certificaciones, inscripciones y vistos buenos que son necesarios para las transacciones internacionales tales como: oro y sus aleaciones, esmeraldas y piedras preciosas, animales y vegetales, productos farmacéuticos y de cosmetología, glándulas y órganos de origen humano. En este caso se requiere obtener de diferentes autoridades la certificación de la conformidad de que el producto es apto para la comercialización internacional.
Otros, pueden ser exigidos por los clientes, o autoridades en el exterior del país importador.
DOCUMENTACIÓN PARA REALIZAR UNA IMPORTACIÓN
La documentación básica necesaria para nacionalizar un producto que ingresa a Guatemala proveniente de cualquier país es la siguiente:
Factura de compra (o del proveedor) Este documento es muy importante y debe venir legible, sin manchones, tachones ni borrones. Suele suceder que en los Estados Unidos principalmente emiten ticket de caja como factura final, este documento no será tomado como factura. Debe solicitarse al proveedor un formato de factura donde se indique claramente los productos que se están adquiriendo. Códigos, cantidades, precio, así como los datos de la empresa con su dirección exacta, fecha, etc.
Lista de Empaque. Puede ser simplemente una hoja donde se indica el código del producto, nombre del producto y cantidad, no necesariamente precio.
Para el caso de importación de alimentos deberá tramitarse registro sanitario correspondiente (uno para cada presentación del mismo producto) ante el MAGA.
Dependiendo del tipo de producto de que se trate es posible que se requiera documentación especial, tal el caso de medicinas, plantas, animales, etc. para estos casos y otros no mencionados será su agente de aduanas quien podrá asesorarle.
Declaración Aduanera de Mercancías DUA-GT
La Declaración Única Aduanera tiene como objeto uniformizar la presentación de la declaración de mercancías, ser un instrumento para la aplicación armonizada de los procedimientos aduaneros, estandarizar el uso del sistema de codificación y racionalizar la exigencia de información a los operadores de comercio exterior.
Sus principales características son:
Sustituir los múltiples formularios físicos que se utilizan actualmente para los diversos regímenes aduaneros por un documento único.
Uso de un formulario único electrónico que integra todos los datos de la Declaración del Valor.
Capacidad de identificar distintas clases de declaración (Anticipada, provisional, acumulada y otras), preferencias, formas de pago, mercancías específicas, restricciones, permisos, prohibiciones y exoneraciones.
Estandarizar y armonizar los elementos de información que se exige al declarante, con la utilización de estándares internacionales, normados por Naciones Unidas, Organización Mundial de Aduanas, Organización Mundial del Comercio, así como tablas nacionales.
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